邮件归档和邮件备份，两字之差，其实相差甚远。

邮件归档

邮件归档是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理，实现数据的高度集成化，中心化，并可实现实时监测等功能。主要解决邮件在完成发送后的存储、检索、保密性及法律效力的问题而被提出的，根据企业用户需求，对全域用户收发邮件进行在线文档、长期保留并允许实时搜索与访问，实现历史邮件可追溯可查询。

可以理解为邮件数据的实时备份，可以批量恢复数据，同时减轻邮件服务器的存储负担，也可以当作数据灾备系统，但是由于我们国家的相关法规，以及海外的塞班斯法案，邮件数据的归档意义就有很大的不同，比如邮件数据的审计及数据要保存的时间，操作日志等。所以归档也不只是一个数据灾备的简单概念。

邮件备份

邮件备份其实是指数据副本，如果原有的邮件因损坏或者误删等操作而丢失了，可以启用备份的数据进行恢复，备份的目的主要是用于保护正在使用的数据。

数据备份时间表一般包括：每天的增量备份保留七天，每周的完全备份保留一个月，每月的完全备份保留一年，最后，一年的完全备份保留七年。一年的完全备份也称为七年归档。这份时间表存在一个问题：很难从整个备份中挑选出需要长期保留的特定文件，因此用户在使用这种方法时，最终不得不将整个备份都打包为大型的“归档”。此外，在两次备份间隔时间中，如果有些邮件被删除，这些邮件将永久丢失，并不能在备份中寻找到，导致了数据的丢失。