据了解，很多初创企业一开始对企业邮箱并不重视，出于对公司成本的考虑，认为企业初期阶段能省则省，前期用个人邮箱或是免费企业邮箱办公就行，等到企业做大之后再进行升级到收费专业企业邮箱。

殊不知，这样相当于将企业信息安全置于一个裸奔的状态，一旦出现问题，将追悔莫及！因为让员工在客户沟通内部管理时多使用员工个人邮箱、微信等进行沟通，这会给后期企业带来很多隐患。

一旦发生问题纠纷甚至是诉讼，会因相关记录均在员工的私人邮箱或者微信中而无法获得相关证据，即使是企业可以控制的微信，因手机或者电脑的存储量有限，经常会定期删除相关信息，待纠纷爆发时，证据早已灰飞烟灭。

更为关键的是，员工使用个人邮箱或者是微信进行客户的沟通，则客户的相关资料都掌握在员工的手中，可能在利益的诱惑下，将企业的客户转为私人的客户，或者在离职时造成企业的客户流失。

聪明的初创企业会使用企业邮箱进行文件交接，工作沟通，规定员工在涉及工作时一律通过邮件进行文件的传递交接，不得用于其他个人用途，公司有权随时查看邮箱，通过控制监视内部员工电子邮件，解决侵犯员工私隐问题、文件流向存储问题、客户流失问题、证据保护问题，最大限度防止公司重要信息和商业秘密泄漏。

使用企业邮箱可以自行设定管理员，方便地进行管理、自主群发、分组、修改密码，设定功能限制等，这些都是个人邮箱无法比拟的。而且当员工离职时，企业还可回收邮箱账号，使得该员工的所有客户资料得以保留和延续。企业还可以进行监控管理，对工作邮件进行备份，防止邮件意外丢失并可留档备查。