如果企业想要长期保留其电子邮件，则需要自己想办法或采取行动。主要是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量邮件数据的 应用，是对数据进行有效的迁移和管理的技术。

在这个互联网飞速发展的时代，如果把互联网比作生命，那么数据则是血液，其价值尤为重要！而企业的数据往来绝大多数都以电子邮件为载体，这些数据是企业宝贵的信息资产，如不能进行有效的保管并加以利用，就形同于宝贵资源的流失。然而伴随着邮件的日常应用，所产生的邮件数据量日趋增多，如何将海量的邮件数据进行长期保存、实时调阅、快速恢复以及遵从相关法规等问题已经成为摆在邮件管理员面前的几大难题！在这些问题的促使下，邮件归档成为主流！

一个电子邮件归档解决方案可能是一个关键组成部分，能够长期保护和保留关键业务电子邮件。但是，决定哪种解决方案最适合企业的需求通常并不容易。

为了帮助企业做出这方面的决定，市场研究机构OstermanResearch提供了一些建议，说明中小型企业（SMB）如何充分保护其关键业务数据。其中提到了是否可以通过MailStoreServer之类的第三方解决方案或MicrosoftOffice365中集成的本机归档选项更好地为您的企业提供服务。

　　OstermanResearch提供了MicrosoftOffice365中各种归档选项的比较：

    ·Exchange在线归档（EOA）

    ·本地归档

    ·自动归档（也称为“.PST归档”）

    ·MicrosoftOutlook中的“归档”按钮

　　此外，它还研究了以下关键讨论点：

　　对您自己的数据负责

　　保护和保留数据的责任在于客户，而不是Microsoft。

　　数据丢失的风险

　　电子邮件应受到保护，以防止意外或恶意删除；否则，履行法律，法规可能是困难的任务。即使MicrosoftOffice365能够从根本上恢复意外删除的数据，也可能会出现阻碍甚至严重危害日常业务运营的情况。

　　备份和归档解决方案之间的区别

　　备份和归档解决方案追求不同的目标：备份是单个时刻的快照，它们是必需的，以便在系统出现故障或故障时可以快速恢复数据。相比之下，归档策略性地被使用，以便可以长时间以不变的格式保存数据并进行搜索。

　　最终用户自助服务

　　第三方电子邮件归档解决方案使最终用户可以快速有效地搜索自己的数据并还原电子邮件，从而减轻了IT人员的负担。

　　独立于微软

　　如果没有第三方电子邮件归档解决方案，如果MicrosoftOffice365服务出现故障，则用户将无法访问自己的电子邮件。因此，第三方解决方案可以在保留归档电子邮件的可迁移性的同时，避免邮件被一家服务商“绑架”。

　　拥有成本（TCO）

　　由于Microsoft的ExchangeOnline归档仅在计划E3和E5中可用，因此第三方解决方案可能是更实惠更经济的方法。

总而言之，在选择和部署电子邮件存档工具时，遵循以下几点可让企业事半功倍。

1、在选择电子邮件存档技术和制定保持战略时，寻求得到法律/遵从性团队的接受。

法律顾问/遵从性官员知道适用于电子数据必须保持的时间长度的法规和要求。业务经理知道必须加以考虑的特殊政策，如产品保修。

2、不要让电子邮件存档政策有什么例外。

例外会在打官司时为对方律师置疑挑战发现的信息的有效性的大门。

Webcor Builder公司CIO Gregg Davis说，过去，如果一位经理对清除周期持反对意见或不喜欢系统显示存档的信件的方式的话，他的IT部门就让某些邮件不受公司的政策的管辖。当公司必须向法庭解释政策在不同类型的雇员间为什么不同时，发生不幸的后果。

3、执行存档的电子邮件的电子邮件存根（stub）或标记的保持政策。

Gartner建议将存根保持90到180天；保持存根太长会影响电子邮件系统的性能。

据International Data Corp公司计划经理Laura DuBois说，当原始文件达到其保持期限终点时，并不是所有的产品都删除存根。

4、控制PST/NSF文件的使用。

用于保存信件的本地副本的文件，即所谓的PST文件（Microsoft的Exchange Server）和NSF文件（IBM的Notes Domino系统），会成为试图执行保持政策或在法律发现过程中搜寻电子记录的公司所面临的危险。

Forrester Research公司高级分析师Brian Hill鼓励机构关闭创建PST/NSF文件的能力。他说：“这类文件分散在雇员的桌面机中，如果你的机构遭遇法律事件时，搜寻分散在个人桌面机中的所有这些PST或NSF文件是一个费用高昂和复杂的事情。”

5、选择允许多种非结构化内容可以被存档的电子邮件存档产品。

电子邮件是诉讼中请求最多的内容类型，但是所有以电子方式保存的信息都属于法律发现的范围。寻求支持多种数据类型（包括即时消息和日历项）的电子邮件存档厂商.